01Kalkulieren
Ein Produktionskostenplan, der mitrechnet.
Soll, Ist und Forecast
Pro Position, pro Gruppe und im Total. Die Differenz zeigt, wo das Projekt steht.
Herbstkampagne · V01CHF
PositionSollIstForecastDifferenz
02 Talents27’000.0027’000.0027’000.000.00
03.03 Kamera & Data11’932.185’966.0912’232.18−300.00
03.04 Licht & Bühne3’330.492’315.253’230.49+100.00
Szenarien
Varianten nebeneinander. Jede behält ihre Nummer und ihren Stand.
V01Die erste IdeeBeauftragt72’500
V02Mehr Gesichter83’300
V03Weniger Filme70’100
Optionen
Posten, die nicht ins Total gehören, stehen mit eigenem Betrag darunter.
Total exkl. MwSt72’500.00
Option · Drohnenaufnahmen2’400.00
Vorlagen pro Projekt
Zuschläge, Einheiten und Buyouts pro Projekt, in Farben nach deiner Wahl.
LNK 24 %PROVTagPauschaleWoche
Firmenvorlage für neue Projekte
Per Tastatur
Enter springt in die nächste Zelle, ⌘K findet jede Zeile.
⌘Kkamera
03.03 Kamera & DataGruppe
1. AC / Kamera-AssistenzPosition
Ausserdem- Katalog nach GewerkenHauptgruppen, Untergruppen, eigene Positionen
- Prep, Shoot und WrapTage, Satz und Faktor pro Position
- SummenzeilenMarkup, Rabatt, MwSt oder Zielbudget
- Buyouts nach RichtlinieTagesgage × Satz × Jahre
02Offerieren
Aus der Kalkulation wird die Offerte.
Offerte als PDF
Kundenofferte, detailliert oder intern. Du wählst Spalten, Bereiche und wie das Markup erscheint.
KundenofferteDetailliertIntern
HerbstkampagneOfferte V01 · CHF exkl. MwSt.
Vorbereitung8’400
Dreh & Cast41’500
Postproduktion13’600
Buyouts9’000
Total72’500
Kundensicht per Link
Dein Kunde sieht den Stand, den du veröffentlichst. Interne Arbeit bleibt intern.
V01 · Die erste IdeeVeröffentlicht
Budget anzeigen
Buyouts anzeigen
Markup separat
Ausserdem- Deutsch oder Englischjede Offerte in beiden Sprachen
- ProjektumfangDeliverables, Zeitplan, Buyouts
- TeilprojekteZusatzofferten und Auslandteile
- Dein Logoauf Offerte und Rechnung
03Crew abrechnen
Nach SSFV-Tagesengagement, von der Erfassung bis zur Lohnabrechnung.
Einladung per Link
Die Crew erfasst am Handy. Ohne Konto, ohne App.
vortexMein Rapport
HerbstkampagneDrehtag 1 · 22. SeptemberBeginn07:00Ende18:00Pause60 Min.
Arbeitszeit10 Stunden
Aufschlüsselung pro Tag
Jede Zeile nachvollziehbar, für die Produktion und für die Crew.
Drehtag 1 · 1. AC / Kamera-AssistenzCHF
Grundlohn 100 % · Tagessatz 510.00510.00
Ferienzulage 8.33 %42.48
Überstunde 10. Stunde · 125 %70.83
Tageslohn brutto623.31
Belege erkannt
Foto hochladen. Der Betrag wird ausgelesen und zum Prüfen vorgeschlagen.
Bistro am SetCHF 23.40
ErkanntCHF 23.40bitte prüfen
Freigabe mit Kommentar
Korrekturen bleiben sichtbar: im Rapport, im Lohn-PDF und in der Mail.
Nina Vogel · LichtFreigegeben
VFA
Das Quartalsformular füllt sich selbst, die Beiträge gehen in den Zahllauf.
Q3 2026 · L655erstellt
Rechnung an die vfaim Zahllauf
Bestätigung an die Crewnach Zahlung
Ausserdem- Faktor pro Tagganzer Tag oder 60 %
- Erinnernmit einem Klick
- Kosten ProduktionBrutto, Arbeitgeberbeiträge, Spesen
- Lohnabrechnung als PDFauf Wunsch per Mail
- Quellensteuerfür ausländische Techniker
04Rechnungen
Was du verrechnest und was du bezahlst, am Projekt.
Kundenrechnungen mit QR
Rechnung, Akonto, Teil- und Schlussrechnung, direkt aus vortex gemailt.
Teilrechnung 1/2Versendet
Herbstkampagne, 50 %36’250.00
MwSt 8.1 %2’936.25
Total CHF39’186.25
ZahlteilCH44 3199 9123 0008 8901 2
Lieferantenrechnungen
vortex liest Lieferant, Betrag, MwSt und QR-Zahlteil. Du ordnest einer Budgetzeile zu.
Lichtwerk GmbHCHF 1’184.60
LieferantLichtwerk GmbH
Betrag1’184.60
MwSt88.76
Budgetzeile03.04 Licht & Bühne
Fremdwährung
Rechnungen in Euro zählen mit ihrem Frankenbetrag im Ist.
RechnungEUR 1’250.00
Kurs0.9382
Ist im BudgetCHF 1’172.75
Auf Zeilen verteilen
Eine Rechnung ganz auf eine Zeile oder aufgeteilt auf mehrere.
Rechnung 44713’000.00
03.04 Licht & Bühne1’800.00
03.05 Grip1’200.00
Doppelte Rechnungen
vortex warnt, bevor dieselbe Rechnung zweimal bezahlt wird.
Rechnung 4471 · Lichtwerkschon erfasst
Erfasst am 12. Oktober, Betrag gleich
Ausserdem- Versand per Mailmit Versandprotokoll
- Stornieren und korrigierenKopie öffnet sich als Entwurf
- Ohne ProjektMiete oder Software mit Ausgabenkategorie
05Bezahlen
Zahlungsdateien fürs E-Banking und der Abgleich mit der Bank.
Kontoauszug einlesen
camt.053 oder camt.054. Bezahlte Rechnungen werden an der QR-Referenz erkannt.
Zahlungseingang · Herbstkampagne+39’186.25Bezahlt
Zahllauf · 11 Zahlungen−28’410.55von der Bank bestätigt
Lichtwerk GmbH−1’184.60Vorschlag · Bestätigen
Zahllauf mit Vier-Augen
Fällige Rechnungen aus allen Projekten und die Löhne in einer Datei.
Zahllauf 24. Oktober11 Zahlungen
TotalCHF 28’410.55
Erstellt von Lea Moser1/2
Freigabe durch zweite Personwartet
Kartenzahlungen
Debit- und Kreditkarte finden ihren Beleg. Die Monatsbelastung wird ausgeglichen.
Kreditkarte ·· 4021 · Baumarkt89.90Beleg gefunden
Kreditkarte ·· 4021 · Mietwagen412.00Beleg fehlt
Wiederkehrende Buchungen
Einmal zuordnen. Mit «Künftig immer so» erledigt vortex den Rest.
Bankspesen Oktober12.50
Neue Ausgabe · Bankspesen
Ausserdem- Teilzahlungenwerden geführt, Rest abschreibbar
- Rückbuchungenmeldet die Glocke
06Abschliessen
Ein Projekt sauber übergeben, mit allen Unterlagen.
Treuhänder-Paket
Ein ZIP mit allem, was die Buchhaltung braucht.
Herbstkampagne · ProjektabschlussZIP
JournalCSV
LohnabrechnungenPDF
RechnungenPDF
BelegeDateien
Abschluss-Checkliste
Zeigt, was vor dem Abschluss noch offen ist.
- Alle Rapporte freigegeben
- Lieferantenrechnungen geprüft
- Zahlungen exportiert
- Eine Rechnung in Euro ohne Kurs
Ausserdem- JournaleKunden- und Lieferantenrechnungen als CSV
- ProjektergebnisIst gegen Soll bis zur einzelnen Rechnung
Firma und Sicherheit
Wer was sieht, und wo die Daten liegen.
Benutzer und Rechte
Vorlagen wie Producer oder Buchhaltung, Rechte pro Person, Zugang nur zu bestimmten Projekten.
Lea MoserProducer · nur eigene Projekte
Reto BühlerBuchhaltung · Zahlen sehen
Anna KellerVollzugriffIn der Schweiz gehostet
Die Daten deiner Produktionen bleiben in Schweizer Rechenzentren.
Hosting und DatenbankExoscale, Schweiz
Backups, verschlüsseltInfomaniak, Schweiz
BelegerkennungAzure, Schweiz Nord
Ausserdem- Zwei-Faktor-Schutzfür Bankdaten und Rechte
- Projektlistemit Titelbildern und Pendenzen
- KontaktbuchCrew, Kunden, Lieferanten
- Deutsch und Englischdie ganze Anwendung
Was zuletzt dazugekommen ist, steht unter Updates.
Illustrative Beispiele · fiktive Personen, Projekte und Beträge